Datenschutzerklärung für Geschäftspartner

Datum: 2018-07-13
Autor: Mitutoyo CTL Germany GmbH

Kontaktdaten der Verantwortlichen

Oder:

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Nummer für Nötfälle
0700-kleinermann (Ziffer durch entsprechende Zahl der Tastatur ersetzen)

3. Einleitung

Sehr geehrte Geschäftspartner,
Datenschutz ist Vertrauenssache und Ihr Vertrauen ist uns
Wir respektieren Ihre Privats- und Persönlichkeitssphäre.
Der Schutz und die gesetzeskonforme Erhebung (DSGVO , BDSG-neu), Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten ist daher für uns selbstverständlich.

Das bedeutet:

•  Wir halten die Sicherheitsstandards zum Schutz Ihrer Privatsphäre und des Zugriffsrisikos auf diese Daten durch Unbefugte ein.
•  Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen, um Ihre uns zur Verfügung gestellten Daten vor Verlust, Manipulation, Zerstörung und unberechtigtem Zugriff zu schützen.
•  Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung und den gesetzlichen Anforderungen fortlaufend verbessert.

Im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen möchten wir Sie im Folgenden über unsere Datenerhebung und Datenverwendung gemäß der Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) informieren.

4. Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) zu folgenden Zwecken:

•  Die Verarbeitung zur Anbahnung/Erfüllung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO),
•  Die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO),
•  aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).

4.1 Details

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere für Zwecke:

•  der Angebotsabgabe und der damit erforderlichen Weitergabe von Informationen, die zur Erstellung des Gesamtangebots erforderlich werden;
•  des Vertragsabschlusses, der Vertragserfüllung und der Kundenbetreuung;
•  der Weiterentwicklung und Wartung von Dienstleistungen und Produkten;
•  Nachweisbarkeit von Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen sowie zur Qualitätskontrolle
•  Qualitätskontrolle sowie Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und zur Kommunikation mit Ihnen;
•  der Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder behördlicher Vorgaben;

5. Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten, die wir erheben

(nach Artikel 14, Absatz (1), lit. d
Wir verarbeiten folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten:

•  Kontaktdaten (z.B. Name, Anschrift, Beruf/Branche, Geschäftliche E-Mail-Adresse)
•  Leistungsdaten (z. B. Lieferantenbewertungen, Erreichbarkeitsdaten)

Die Kategorien sind in unserem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (nach Artikel 30) hinterlegt.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten

Innerhalb der Mitutoyo CTL Germany GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung von Arbeiten betraut sind, die sich aus dem Vertragsverhältnis ergeben (z.B. Bearbeitung von Anfragen) . Das können die Mitarbeiter der entsprechenden Fachbereiche, die Führungskräfte und alle Vorgesetzten sein.

6.1 Auftragsverarbeiter

Andere Abteilungen oder Niederlassungen können als Auftragsverarbeiter Ihre personenbezogenen Daten weiterverarbeiten, wenn es aus einem der unter Kapitel 4 genannten Zwecke notwendig wird (z.B. für Abrechnungen, Logistik).

7. Weitere Informationen zur fairen und transparenten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Nach DSGVO, Artikel 13 und 14, jeweils Absatz (2).

7.1 Dauer der Speicherung oder Kriterien für die Festlegung der Dauer

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Das schließt auch die Anbahnung eines Vertrages (vorvertragliches Rechtsverhältnis) und die Abwicklung eines Vertrages mit ein. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung bzw. des vorvertraglichen Rechtsverhältnisses hinaus.

Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist zwar drei Jahre, es können aber auch Verjährungsfristen von bis zu 30 Jahren anwendbar sein.

7.2 Ihre Rechte als Betroffener

(nach Artikel 15, 16, 17, 18, 20 und 21 DS-GVO).

7.2.1 Recht auf Auskunft (Artikel 15)

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu ihrer Person verarbeiten oder nicht. Die erste Kopie ist kostenfrei, für weitere Kopien kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden. Eine Kopie kann nur bereitgestellt werden, soweit Daten vorhanden sind und die Rechte anderer Personen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

7.2.2 Recht auf Berichtigung (Artikel 16)

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung ihrer Daten zu verlangen, wenn diese nicht richtig und/oder unvollständig sein sollten. Zu diesem Recht gehört auch das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen. Recht auf Löschung.

7.2.3 Recht auf Löschung (Artikel 17)

Sie haben das Recht, von uns die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

•  die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind;
•  die Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung erfolgt und sie die Einwilligung widerrufen haben; dies gilt allerdings nicht, wenn eine andere gesetzliche Erlaubnis für die Datenverarbeitung besteht;
•  Sie Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung eingelegt haben, deren gesetzliche Erlaubnis im sogenannten „berechtigten Interesse“ (laut Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f) liegt; eine Löschung muss allerdings dann nicht erfolgen, wenn vorrangigen berechtigten Gründe für eine weitere Verarbeitung vorliegen;
•  Sie Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung eingelegt haben;
• Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
•  es sich um Daten eines Minderjährigen handelt, die für Dienste der Informationsgesellschaft (=elektronische Dienstleistung) auf Grundlage der Einwilligung (gem. Art. 8 Abs. 1 DSGVO) erhoben wurden.

Ein Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht nicht, wenn

•  das Recht zur freien Meinungsäußerung und Information dem Löschungsverlangen entgegensteht;
• die Verarbeitung personenbezogenen Daten
  •  zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten),
  •  zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben und Interessen nach geltendem Recht (hierzu gehört auch die „öffentliche Gesundheit“) oder
  •  zu Archivierungs- und/oder Forschungszwecken erforderlich ist;
  •  die personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

7.2.4 Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Artikel 18)

Sie haben das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in folgenden Fällen einschränken zu lassen:

•  Wenn Sie die Richtigkeit ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben, können Sie von uns verlangen, dass Ihre Daten für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit nicht anderweitig genutzt und somit deren Verarbeitung eingeschränkt werden.
•  Bei unrechtmäßiger Datenverarbeitung können Sie anstelle der Datenlöschung die Einschränkung der Datennutzung verlangen;
•  Benötigen Sie Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, aber wir benötigen ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, können Sie von uns die Einschränkung der Verarbeitung auf die Rechtsverfolgungszwecke verlangen;
•  Haben Sie gegen eine Datenverarbeitung Widerspruch (nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO) eingelegt und steht noch nicht fest, ob unsere Interessen an einer Verarbeitung Ihre Interessen überwiegen, können Sie verlangen, dass Ihre Daten für die Dauer der Prüfung für andere Zwecke nicht genutzt und somit deren Verarbeitung eingeschränkt werden.

Personenbezogenen Daten, deren Verarbeitung auf ihr Verlangen eingeschränkt wurde, dürfen vorbehaltlich der Speicherung - nur noch

• mit Ihrer Einwilligung,
•  zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,
•  zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Person, oder
•  aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.

Sollte eine Verarbeitungseinschränkung aufgehoben werden, werden Sie hierüber vorab unterrichtet.

7.2.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20)

Sie haben das Recht die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem gängigen elektronischen Format (z. B. als PDF- oder Excel-Dokument), von uns zu verlangen. Sie können auch von uns verlangen, diese Daten direkt an ein anderes (durch Ihnen bestimmtes) Unternehmen zu übermitteln, sofern dies für uns technisch möglich ist. Die Voraussetzung dafür, dass Sie dieses Recht haben, ist, dass

•  die Verarbeitung durch auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mit Hilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird;
•  die Verarbeitung durch auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mit Hilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird;

Wenn Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit nutzen, haben Sie auch weiterhin das Recht auf Datenlöschung laut Art. 17 DSGVO.

7.2.6 Recht auf Widerspruch (Artikel 21)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f, „Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung“) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes „Profiling“ im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn:

•  wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen
•  die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen, und sollte möglichst an den Verantwortlichen oder an den zuständigen Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.

7.3 Weitere Rechte

7.3.1 Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Sie haben das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Die Verarbeitung vom Zeitpunkt der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt rechtmäßig.

7.3.2 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO) zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstrasse 10a, 70173 Stuttgart.

7.4 Erforderliche Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Folgen, wenn die Daten nicht zur Verfügung gestellt werden

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten. Wenn die Daten nicht zur Verfügung stehen, können aber keine Vertragsverhältnisse zustande kommen.

7.5 Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung mit Hilfe Ihrer personenbezogenen Daten statt

Entscheidungsfindungen (z.B. über einen Vertragsabschluss) beruhen nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Art. 22 DS-GVO. Ihre Daten werden auch nicht zu einer Profilbildung („Profiling“) genutzt. „Profiling“ ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

8. Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen oder an den zuständigen Datenschutzbeauftragten.

Anfragen, die elektronisch eingereicht werden, werden in der Regel elektronisch beantwortet. Die nach der DSGVO zur Verfügung zu stellenden Informationen, Mitteilungen und Maßnahmen einschließlich „der Wahrnehmung Ihrer Rechte“ werden grundsätzlich unentgeltlich erbracht. Lediglich im Fall von offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen sind wir berechtigt, für die Bearbeitung ein angemessenes Entgelt zu erheben oder von einem Tätigwerden abzusehen (laut Artikel 12 Absatz 5 DSGVO).

Bestehen begründete Zweifel an ihrer Identität, dürfen wir, zum Zwecke der Identifizierung, zusätzliche Informationen von Ihnen verlangen. Ist uns eine Identifizierung nicht möglich, sind wir berechtigt, die Bearbeitung ihrer Anfrage zu verweigern. Über eine fehlende Möglichkeit zur Identifikation werden wir Sie – soweit möglich – gesondert benachrichtigen. (siehe Artikel 12 Absatz 6 und Artikel 11 DSGVO).

Auskunfts- und Informationsbegehren werden in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage bearbeitet. Die Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist. Im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang ihrer Anfrage über die Gründe für die Verzögerung informieren. Sollten wir auf einen Antrag hin nicht tätig werden, werden wir Sie unverzüglich innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über die Gründe hierfür unterrichten und sie über die Möglichkeit, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf in Anspruch zu nehmen, informieren. (siehe Artikel 12 Absatz 3 und Absatz 4 DSGVO).

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Rechte nur im Rahmen von der Union oder den Mitgliedsstaaten vorgesehener Einschränkungen und Beschränkungen ausüben können. (Artikel 23 DSGVO)